Fonda Nazirliyin tabeli qurumlarından hesabatlar qəbul edilir. Qəbul edilmiş hesabatlar yoxlanılaraq qeydiyyata alınır, inventar nömrə verilir. O cümlədən məxfilik qrifi olan sənədlər də qəbul edilir və qeydiyyatı aparılır. Fondda 12208 adda geoloji sənəd və mühasibat, kadr və kargüzarlıq üzrə 33500 sənəd yerləşir. Həmçinin Milli Hidrometeorologiya Departamentindən qəbul edilmiş 35000 ədəd sənəd nazirliyin zirzəmisində yerləşən saxlama kameralarında yeni alınmış qutulara yığılır, stelajlara səliqə ilə yerləşdirilir, sistemləşdirilir, qutuların üzərinə qutuların içərisində mövcud olan sənədlər haqqında məlumat vərəqələri yapışdırılır.

Nazirliyin Milli Geoloji Kəşfiyyat Xidmətinin Obyektlər planı üzrə və digər təşkilatlar tərəfindən il ərzində geoloji öyrənilmə məqsədilə ayrılan yer təki sahələrinə Dövlət qeydiyyatı verilir. Dövlət qeydiyyatı verilmiş sahələrdə aparılan geoloji işlərin qeydiyyatı aparılır. Respublikanın mineral-xammal bazasının vəziyyətini  hər il üzrə əks etdirən ehtiyatları Faydalı Qazıntı Ehtiyatları üzrə Komissiyasında təsdiq edilmiş  Faydalı Qazıntı yataqlarının Balans kitabları  tərtib edilir. Faydalı Qazıntı Ehtiyatları üzrə balansa  daxil edilmiş faydalı qazıntı yataqlarının  pasportları hazırlanır.  Faydalı qazıntı yataqlarında istismar işləri ilə məşğul olan fiziki və hüquqi şəxslər tərəfindən təqdim edilmiş hasilat haqqında hesabatlar da sistemləşdirilərək fondda saxlanılır.

Fondun kitabxanasına ekologiya, geologiya, hidrometeorologiya, meşəçiliyə aid ədəbiyyatlar daxildir. Yeni daxil olan kitablar inventar və ümumi uçot kitabında qeydə alınır, elmi və texniki işləmədən keçir  və kataloqa salınır, jurnal və qəzetlər isə  kartotekalarda  müvafiq qaydada  qeydə  alınır.  Kitabxanaya  yeni daxil olan kitablarla oxucuları tanış etmək üçün burada yeni ədəbiyyat sərgisi təşkil olunur və yeni ədəbiyyat siyahısı anotasiya ilə hazırlanır, lövhədə asılır. Həmçinin ilin  sonunda  kitabça  şəklində  məlumat  bülleteni  hazırlanır. Bu bülletenə  kitabxanaya daxil olan yeni kitabların və dövrü mətbuat  materiallarının biblioqrafiyası yerləşdirilir. İl ərzində jurnallardan və qəzetlərdən  məqalələr seçilir və  elektron  kartotekalarda qeydə alınır. Kitabxanada tarixi,  əlamətdar günlərə və  müxtəlif  aktual  mövzulara aid kitab sərgiləri təşkil olunur. Kitabları qoruyub saxlamaq məqsədi ilə onlar skaynerdən keçirilir və elektron versiyada kitabxanada saxlanılır. Kitabxana mütəxəssislərə məlumat–biblioqrafiya və kitabxana xidməti göstərir.

Fonda daxil olan məktublarda istənilən məlumatlar Azərbaycan Respublikası Nazirlər Kabinetinin 1999-cu il 15 oktyabr tarixli 164 №-li və 8 noyabr tarixli 175 №-li  qərarına əsasən tərəflərarası müqavilə əsasında təqdim edilir.